Pour les administrations et les entreprises, au cœur des problématiques se trouve la dématérialisation. En quoi consiste-t-elle ? Comment procéder à cette dématérialisation ? Par définition, la dématérialisation consiste à remplacer les supports analogiques par des supports numériques pour stocker les données. Les processus, les activités, les échanges peuvent aussi être dématérialisés, mais ce sont les documents qui sont les plus dématérialisés au sein d’une entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation native sera alors utilisée pour stocker directement les processus créés, les échanges ou d’autres informations sur un support numérique. Cette technique apporte de nombreux avantages, notamment pour le cas de la dématérialisation des documents. La dématérialisation de documents consiste à abandonner le format physique d’un document et le reproduire au format numérique directement. Les données seront recueillies à partir d’un système d’information. Un applicatif métier pourra par exemple fournir un contrat client, un système d’information ressource humaine pourra se charger de générer un bulletin de paye et ainsi de suite. Ce sont plutôt les processus qui sont alors dématérialisés, mais non pas les documents. Par contre, si les documents sont au format papier, le terme numérisation sera plus approprié, car les documents en papier seront transformés en données numériques à l’aide de diverses méthodes comme le scan par exemple. Avec cette technique, le processus de traitement sera réorganisé en profondeur. Pour pouvoir gérer de façon optimale la conservation des documents, la dématérialisation se présente comme un maillon important. Lorsque vous dématérialisez un document, vous aurez besoin d’avoir un GED ou Gestion électronique des documents efficace. Pour cela, vous devez alors vous poser les bonnes questions comme concernant la méthode de conservation des documents numériques, la période de conservation, les raisons pour lesquelles vous avez opté pour la dématérialisation ainsi que les méthodes d’accès à ces informations. N’hésitez pas à visiter le site destinationdemat-eic.fr en cliquant dessus pour d’autres informations supplémentaires si vous êtes à la recherche d’une solution de dématérialisation.
Pourquoi dématérialiser les documents au sein d’une entreprise ?
Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux. L’objectif principal de la dématérialisation des documents au sein d’une entreprise est de faciliter les tâches de gestion. L’information pourra alors être gérée plus efficacement et plus rapidement. La Gestion électronique des documents pourra alors être moins chronophage, ce qui permettra à l’entreprise d’atteindre facilement les objectifs. Toutes les informations pourront être stockées dans une seule base de données, c’est-à-dire centralisée dans un seul lieu. Au lieu d’être fragmentées et éparpillées n’importe où comme pour le cas des documents en papier, les informations pourront se trouver dans un référentiel unique. La sécurité du patrimoine documentaire étant très importante, il sera plus judicieux de procéder à la dématérialisation des documents. L’accès pourra être mieux contrôlé. Parmi les raisons qui poussent une entreprise à dématérialiser les documents se trouve aussi la facilité de partage et de diffusion des informations. Où que vous soyez, vous pourrez accéder facilement à ces informations. Lorsque vous recherchez une information particulière, vous gagnerez énormément de temps, car vous pourrez réaliser facilement une recherche étendue.
Comment dématérialiser les documents ?
Pour procéder à la dématérialisation de documents, vous aurez besoin de suivre quelques étapes. La première étape consiste à réunir tous les documents au format papier et les numériser pour une dématérialisation à postériori. Vous pouvez utiliser un scanneur ou un logiciel dédié pour éviter de saisir toutes les informations. Après avoir numérisé tous les documents, vous devez les vérifier s’ils correspondent bien aux originaux. Une signature électronique pourra alors être nécessaire. Pour le cas d’une dématérialisation native, il ne vous faudra qu'utiliser des solutions comme une SIRH, un ERP ou d’autres logiciels permettant d’obtenir des documents au format numérique qui pourront être stockés dans un serveur local ou dans le cloud.